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#E-mailing

Sylvie Azoulay-Bismuth Ecrivain public et formatrice en communication écrite Être un pro de l’e-mail

de Sylvie Azoulay-Bismuth

E-mail: Les 10 règles d’or du savoir-vivre

 

1- La zone « Objet » toujours vous complèterez
2- À tous vos interlocuteurs « Bonjour » vous direz
3- L’anonymat de vos destinataires,  vous protégerez
4- La fonction « répondre à tous » avec parcimonie vous utiliserez
5- À tous les mails, vous répondrez
6- Les formules de politesse, vous soignerez et rénoverez
7- Le temps des autres, vous respecterez
8- Une adresse électronique crédible, vous choisirez
9- Les règles typographiques, de présentation et d’orthographe, vous respecterez
10- Que l’e-mail est un écrit et peut servir de preuve, vous vous souviendrez

1- La zone « Objet » toujours vous complèterez
objet
À la base, l’objet sert:
  • à inciter vos lecteurs à ouvrir votre mail.
  • à trier les informations qu’on reçoit, les retrouver.
Un objet vide est un manque de courtoisie
Éviter les titres  creux d’objets comme :
  • Information,
  • Demande,
  • urgent,
  • important.
Il faut être le plus clair possible avec votre objectif.
L’objet doit reprendre les mots clés de ce qui est le coeur de votre e-mail. Ce que votre interlocuteur doit savoir pour ouvrir votre mail.
Ce sont les titres et/ou sous-titres qui vous amènent à lire ou non un magazine ou un journal.
Si la zone objet est soignée, les mails ont  beaucoup plus de chance d’être lus.
2À tous vos interlocuteurs « Bonjour » vous direz

salutation

On ne peut pas débuter un e-mail sans saluer son interlocuteur. C’est comme si on rentrait dans une maison sans dire bonjour. On risque d’être mal reçu.
Suggestions:
  • Bonjour 
  • Bonjour Sylvie,
  • Bonjour Valerie,
  • Bonjour Olivier
À un client
  • Bonjour Monsieur
  • Bonjour Madame
  • Bonjour Monsieur le Directeur ..
  • Monsieur DURANT
À éviter
  • Bonjour Monsieur DURANT ( formule trop longue, trop marketing)
    Si vous ne savez pas le genre de votre destinateur, écrivez juste:
     -Madame,Monsieur  et non Messieurs
  • La formule d’appel doit être en rapport avec le contenu, le ton de l’e-mail
    3- L’anonymat de vos destinataires,  vous protégerez
  •  zone cc ( copie carbone)cc
    cc est la zone parachute, mettez toujours pourquoi le destinateur est en copie
    Par ex: je mets Simon en cc pour le suivi, pour l’information en cas d’absence.
Il faut toujours indiquer le rôle que joue le destinataire en cc dans cette action.
  • zone cci ( copie carbone invisible) cci
    Réserver aux envois en nombre quand les destinataires ne se connaissent pas. Il est plus diplomatique de les mettre en Cci.
    Protéger l’anonymat de vos destinataires
4- La fonction répondre à tous 
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Quand on veut répondre à tous, c’est que la réponse intéresse tout le monde.
Evitez d’envahir les boites mails.
5- À tous les mails, vous répondrez
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vous en recevez beaucoup certainement.
  • Pour des raisons de courtoisie, ne laissez pas un mail sans réponse.
  • Ne laissez pas les mails plus de 48h dans votre in box sans réponse.
Si vous voulez vous assurer que la personne ait reçu votre mail; par exemple, quand on envoie une convocation , on précise « veuillez me confirmer la bonne réception de cet e-mail par retour »
6– Les formules de politesse ( Il faut varier vos formules
À éviter
  • Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire
  • Restant à votre disposition pour tout renseignement complémentaire
  • Je vous remercie par avance pour votre réponse
  • Nous vous serons reconnaissant de bien vouloir  nous répondre le plus rapidement possible
  • N’hésitez pas à nous contacter.
Suggestions
  • … à votre écoute pour compléter ces informations
  • En attente votre prochaine réponse
  • Dans l’attente de votre réponse….
  • Veuillez …..
  • Amitiés,
  • Bonne lecture, Amicalement
  • Bien cordialement, bien sincèrement, bien sportivement, bien naturellement, salutations distinguées, salutations, recevez mes sincères salutations
    Cordialement (sens lexical) = du fond du coeur, chaleureusement, avec mon amitié. Donc, il ne faut pas le dire à tout le monde. Il faut personnaliser.
7– Le temps des autres:
Il faut respecter le temps personnel des autres. Évitez d’écrire les mails après les heures de travail. Il est conseillé de différer son mail.
8– Une adresse électronique crédible, vous choisirez
 
  • mail
    Pour votre image de marque, faites toujours attention, votre adresse mail retrace votre identité.
    L’email peut servir de preuve.
  • Mais si vous mettez,  par exemple, chiendegarde@gmail.com au lieu de sylviedubon@gmail.com, vous ne pouvez rien justifier.
    Il faut faire apparaitre, dans votre adresse mail, au moins votre nom de famille ou/et votre initiale de prénom.
9- Les règles typographiques, de présentation et d’orthographe, vous respecterez
  • Les polices fantaisistes vous enlèvent de la crédibilité et peuvent être très difficile à lire.
    Tout le monde n’a pas la même palette de police
  • Evitez les polices avec empattement
  • Évitez les papiers peints, les images, les fonds d’écran, les trames de fond.
    Ça alourdit l’e-mail 
  • Ne pas écrire en couleur mais en noir,
  • Mettre en gras si vous avez quelque chose à mettre en évidence
  • On a droit qu’à deux couleurs par mail.
    Attention
  • Ne jamais utiliser le rouge et le vert, ce sont les couleurs de la correction de l’ école, c’est énervant.
  • Écrire en majuscule revient à crier. Ne le faites que si telle est votre intention
  • Ne pas soulignez (cela représente l’impératif)
  • Attention aux images intègrées dans les mails qui, n’arrivent pas toujours en bon état chez votre interlocuteur.
10- Que l’e-mail est un écrit et peut servir de preuve, vous vous souviendrez
image
L’e-mail est un commencement de preuve.
On peut se servir des mails
  • en droit comme en droit du travail,
  • on s’en sert de plus en plus en droit commercial,
  • on s’en sert également quand la preuve est libre et n’est pas forcement écrite.
 Présents à la conf du 21 octobre à Hilton Lyon
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Strategic Communications Consultant & Press Officer & founder Press-Relations #Lyon & SEO &SMO.
Je suis dans la rédaction du contenu web, le social media, la relation presse, le blogging, le reportage et le référencement.
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